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Open Space / Offene Runden

Kurzbeschreibung

„Open Space ist eine organisierte Kaffeepause.“
Quelle: www.bildung-zukunft-suedtirol.it/begriff_openspace.html

Der Begriff Open Space kommt aus dem Englischen und bedeutet soviel wie „ein offener, allen zugänglicher Raum“, der für eine (Groß-)Gruppe von Menschen ab ca. 10-15 Personen geschaffen wird. Bekannt wurde er durch Harrison Owen, der den Begriff ‚Open Space Technology’, ein international anerkanntes Partizipations- und Entscheidungsverfahren, 1986 prägte. Er verfasste ein Manual für die Durchführung von interaktiven Großveranstaltungen.

Die ursprüngliche Methode der Dorf- oder Stadtversammlung ist in Europa bereits seit dem Mittelalter bekannt.

Die Zielsetzung offener Runden ist, möglichst viele Menschen für die Lösung komplexer individueller oder gemeinschaftlicher Probleme zu mobilisieren. Die Teilnehmer/innen haben vor Ort die Möglichkeit, die Inhalte der offenen Runde zu bestimmen. Alle Teilnehmer/innen sind gleichberechtigt und Expert/inn/en auf gleicher Augenhöhe

Die Stärke der Open Space Methode ist die Kreativität, zu der die Teilnehmer/innen durch die offene informelle Struktur angeregt werden. Es besteht die Möglichkeit zu einem hohen Ausmaß an Partizipation. Die Veranstaltungen sind durch Lockerheit und Spaß bei der Auseinandersetzung geprägt.

Voraussetzungen

  • Geeignete Räume, in denen die Veranstaltung ungestört stattfinden kann
  • Erfahrung in der Moderation/Begleitung von Gruppengesprächen
  • Ein Höchstmaß an Beteiligung der Teilnehmer/innen
  • Benötigt ein Thema, das alle Teilnehmer/innen berührt.
  • Ein Thema, das zu komplex ist, um von einer Person allein gelöst zu werden.
  • Ein dringendes Thema, so dass sich viele Personen einbringen werden.

Anwendungsbereiche

  • In allen Phasen der Projektdurchführung einsetzbar (Bedarfserhebung, Interventionsplanung, Durchführung einer Maßnahme und Evaluation).
  • Wenn beim Problemlösen und Lernen Kooperation und Partizipation anstelle von Rezeption im Vordergrund stehen sollen.
  • Wenn eine niedrigschwellige Methode benötigt wird, die vielen Menschen ermöglicht, zur selben Zeit am selben Ort Innovationen bzgl. der eigenen Belange zu kreieren.
  • Für selbstorganisiertes Lernen und Problemlösen in Gruppen.
  • Zur Kultivierung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Gruppen oder Teilnehmer/inne/n.

Arbeitsschritte im Überblick

Vorbereitungstreffen

  1. Klärung der Leitfrage; warum soll das Treffen stattfinden?
  2. Erstellung eines Verlaufsplans
  3. Klärung des Raum- und Materialbedarfs sowie der Verpflegung
  4. Ggf. Dokumentation des Treffens
  5. Verfassen der Einladung an die Teilnehmer/innen

Open-Space-Veranstaltung

  1. Begrüßung der Teilnehmer/innen
  2. Nennung des Themas
  3. Beschreibung: Wie funktioniert „Open Space“?
  4. Einladung zum Austausch / Eröffnung des Prozesses
  5. Anliegen sammeln und Arbeitsgruppen bilden (Phase der Divergenz, hier sollte das Denken möglichst breit und kreativ sein)
  6. Diskussion in und zwischen den Arbeitsgruppen (Phase der Konvergenz, hier werden Prioritäten gesetzt und ein Handlungsbedarf wird identifiziert)
  7. Phase der Umsetzung (folgt nach der eigentlichen Veranstaltung); im Treffen sollte jedoch der Ausblick und die Handlungsplanung hierfür erstellt werden.

Nachbereitungstreffen

  1. Bestandsaufnahme
  2. Bewertung der Ergebnisse
  3. Ausblick und Formulierung nächster Schritte

Aufwand

Zeit:

  • Die Veranstaltung nimmt mindestens einen halben kann bis zu drei Tagen in Anspruch nehmen. 
  • Für einen Open-Space-Kongress werden zweieinhalb Tage als ideale Dauer angegeben.

Personal:

  • Je nach Größe der Gruppe werden ein/e bzw. mehrere Begleiter/innen für die Durchführung benötigt.
  • Dieselben Personen sollten an der Planung und Nachbesprechung teilnehmen.
  • Bei sehr großen Gruppen müssen Personen beauftragt werden, die für das Catering und Ordnung (Aufräumen, Herrichten der Räume) sorgen.

Material:

  • Pinnwände (Anliegenwand, Dokumentationswand, Wände für die Kleingruppen)
  • Moderationskoffer
  • Stifte und Papier zum Protokollieren
  • Möglichkeiten zum Vervielfältigen und Festhalten der Ergebnisse (Laptop, ggf. Beamer und Drucker, Fotoapparat, Kopierer)

Andere Kosten:

  • Sofern mehr Begleiter/innen als im Team vorhanden sind benötigt werden, müssen Honorare eingeplant werden.
  • Ggf. professionelle/r Begleiter/in, der/die im Open Space Verfahren versiert ist.
  • Ggf. Mietkosten für Räume.
  • Ggf. Finanzierung einer Weiterbildung zum Open Space Begleiter/in.
  • Catering

Arbeitsschritte im Einzelnen

Vorbereitungstreffen

1. Klärung der Leitfrage; warum soll das Treffen stattfinden

- Der Bedarf nach Open Space kann aus einem einrichtungsinternen Klärungs- oder Innovationsbedürfnis erwachsen. Daraus folgen Leitfragen wie zum Beispiel: „Wie können wir gegen Gewalt und Missbrauch von Kindern in unserer Kommune vorgehen?“

- Es kann ebenso gut darum gehen, mehr über die Bedürfnisse und Meinungen von externen Personen zu erfahren. Für die Planung, Konzeption und Bewertung von Angeboten bietet sich Open Space an, wenn z. B. Nutzer/innen ihren Bedarf und ihre Ziele formulieren, damit das Angebot auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten werden kann.

2. Erstellung eines Verlaufsplans

- Erstellung eines groben Zeitplanes für die Veranstaltung

- Klärung, wer einbezogen werden muss; wer kommt als Begleiter/in in Frage?

3. Klärung Raum-, Materialbedarf, Verpflegung

- Wenn die ungefähre Gruppengröße bekannt ist, muss ein geeigneter Raum gefunden und in Augenschein genommen werden.

- Abschätzung des Bedarfs an Verpflegung und Absprache mit dem Caterer.

- Welche Technik wird benötigt, wie funktioniert sie und wer wird beim Open Space verantwortlich für sie sein

- Sind die Materialien (z. B. Moderationskoffer) vorhanden und vollständig.

4. Dokumentation des Treffens

- Protokollieren des Treffens und der Agenda für die Veranstaltung.

- Evtl. Fotos des Vorbereitungstreffens erstellen.

5. Verfassen der Einladung an die Teilnehmer/innen

- Die einzuladende Gruppe muss festgelegt werden und für die Einladung muss ein ansprechender Text verfasst werden.

Open-Space-Veranstaltung

1. Begrüßung der Teilnehmer/innen

Die Teilnehmer/innen werden gebeten, in einer Runde Platz zu nehmen. Sie werden von den Begleiter/innen begrüßt. Jeder hat die Gelegenheit, die anderen Mitglieder der Gruppe in Ruhe wahrzunehmen.

2. Nennung des Themas

Das Thema wird skizziert. Es stand schon auf der Einladung und wird hier noch einmal erläutert. Dieses Thema kann auch in Form einer Leitfrage formuliert und bei Bedarf angepasst werden.

3. Beschreibung des Open Space Vorgehens

Den Teilnehmer/inne/n wird erläutert, dass dieses eine Veranstaltung ist, auf der sie die Hauptpersonen sind. Sie sind diejenigen, die ihre Anliegen formulieren und Lösungsmöglichkeiten erarbeiten können. Es gibt für eine Open Space, je nach Veranstaltung einen halben bis drei Tage Zeit für die Durchführung. Die Freiwilligkeit der Teilnahme wird an dieser Stelle betont. Jede/r kann die Veranstaltung jeder Zeit wieder verlassen. Hier wird vom Gesetz der zwei Füße gesprochen: Jeder hat das Recht und die Pflicht die Gruppe zu verlassen, wenn er in ihr nichts mehr lernt bzw. nichts mehr dazu beitragen kann.

Die Form (Plenum – Kleingruppe – Plenum) wird beschrieben.

4. Einladung zum Austausch / Eröffnung des Prozesses

Alle Teilnehmer/innen werden eingeladen miteinander in den Austausch zu gehen. Es wird verdeutlicht, dass es keine Vorschriften für das Thema gibt und die Zeit selbstorganisiert werden kann. Es gibt keine Extra-Pausen. Das Essen steht die ganze Zeit bereit. Es ist nötig, diesbezüglich Absprachen mit dem Catering zu treffen.  Nur für den Wechsel zwischen Gruppen müssen Zeiten festgesetzt werden, die den Wechsel ermöglichen. Es wird erläutert, dass der Zeit- und Raumplan gemeinsam erstellt wird. Jede/r Teilnehmer/in kann daraus entnehmen, wann und wo eine Gruppe mit einem für sie/ihn spannendem Thema stattfinden wird.

Für die Zusammenarbeit der Teilnehmer/innen gilt:

Wer auch immer kommt, es sind die richtigen Personen!
Was auch immer passiert, es ist richtig und wichtig!
Wann immer es beginnt, ist die richtige Zeit!
Aus Ideen werden Vorhaben!
Vorbei ist Vorbei – Vorhaben werden auf den Weg gebracht!

Quellen: de.wikipedia.org/wiki/Open_Space

www.michaelmpannwitz.de/index.php

Diese ebenso einfachen wie pathetischen Sätze geben sehr anschaulich die Open Space Philosophie wieder. Alle sind willkommen und eingeladen, den Prozess aktiv mit zu gestalten. Selbiges gilt auch für die Regeln der Zusammenarbeit der Kleingruppen (s. folgenden Punkt).

5. Anliegen sammeln und Arbeitsgruppen bilden (Phase der Divergenz, hier sollte das Denken möglichst breit und kreativ sein)

Die Teilnehmer/innen werden aufgefordert, ihre Ideen, das, was ihnen unter den Nägeln brennt möglichst knapp auf ein Blatt zu schreiben, der Gruppe vorzustellen und an einer sogenannten Anliegenwand zu befestigen.

Jede/r hat die Möglichkeit, sich bei den Themen einzutragen, die ihn/sie interessieren. In einer sogenannten Marktphase verhandeln die Teilnehmer darüber, wie viele Gruppen es geben soll, wo sie stattfinden und wie deren Anfangszeiten sind. Es ist unter Umständen auch zu klären, ob Themen zusammengelegt werden können.

Die Regeln für die Arbeit in den Kleingruppen werden erklärt:

Bring Dich ein!
Sei ehrlich!
Lass es geschehen!

6. Diskussion in und zwischen Arbeitsgruppen (Phase der Konvergenz: Prioritäten werden gesetzt, Handlungsbedarf wird identifiziert)

Diskussionen finden in den Arbeitsgruppen und zwischen den Arbeitsgruppen bei der Kaffeepause statt. Teilnehmer/innen können zwischen Arbeitgruppen wechseln. In der Diskussion der Arbeitsgruppen geht es in dieser Phase um Konsensfindung, Prioritätenbildung und die Identifikation von Handlungsbedarf, auch die Formulierung von Empfehlungen ist möglich. Die Ergebnisse werden in der Kleingruppe protokolliert. Sie werden als Kopie an einer sogenannten Dokumentationswand für alle Open-Space-Teilnehmer/innen aufgehängt. Möglich ist auch ein abschließendes Plenum, bei dem die Ergebnisse aus den Diskussionen vorgestellt und diskutiert werden.

7. Phase der Umsetzung (folgt nach der eigentlichen Veranstaltung)

Im Treffen sollten jedoch der Ausblick und die Handlungsplanung hierfür erstellt werden.

Nachbereitungstreffen

Der Charakter dieses Treffens ist je nach Zeitfenster unterschiedlich. Wenn es direkt im Anschluss an die Veranstaltung stattfindet, werden die Weichen gestellt für die Phase der Umsetzung. Ist Zeit seit der Open-Space-Veranstaltung vergangen, kann eine Bestandsaufnahme, Bewertung der zwischenzeitlichen Ergebnisse und eine Liste der Dinge erstellt werden, die noch umgesetzt werden sollen.

1. Bestandsaufnahme

Was ist bei der Open Space Veranstaltung beschlossen worden?

2. Bewertung der Ergebnisse

Was ist umgesetzt worden?

3. Ausblick und Formulierung nächster Schritte

Was sind die nächsten Schritte?

Achtung!

- Während des Open Space Verfahrens werden viele kreative Impulse freigesetzt und Ideen formuliert. Wenn danach die Möglichkeit zur Umsetzung fehlt, ist von Open Space abzuraten. Dann ist es kontraproduktiv und die Teilnehmer/innen bzw. Mitarbeiter/innen verlieren Vertrauen.

- Die Teilnahme muss absolut freiwillig sein, sonst besteht die Gefahr des Lamentierens.

- Nicht jedes Thema kann in offenen Gruppen thematisiert werden (bei „heiklen“ oder „intimen“ Themen empfiehlt sich ein geschützter Rahmen).

- Vorsicht bei der Planung und Durchführung: Open Space hat weder eine typische Tagesordnung, noch festgelegte Aufgaben oder vorbestimmte Redner. Zuviel Strukturierung schadet dem offenen Prozess!

- Eine Open Space Veranstaltung ist nicht für jede Fragestellung eine geeignete Methode. Sie ist ungeeignet, wenn die aktuelle Fragestellung einen zu niedrigen Komplexitätsgrad (Ja/Nein-Frage als Leitfrage) hat oder zu wenig Brisanz. Unter Umständen könnte das Problem auch von einer Person allein gelöst werden.

- Open Space ist ungeeignet, wenn bereits Lösungen angedacht sind bzw. in petto sind, die umgesetzt werden sollen. In den Open Space Workshops werden individuelle Lösungen produziert, die von den bereits beschlossenen abweichen können. Damit wird die Veranstaltung ad absurdum geführt.

Weitere Tipps

- Sich in Gruppen für ein Thema einzusetzen bedeutet Mut und Engagement. Das führt dazu, dass sich sehr engagierte Personen mit einem Thema zu Wort melden.

- Komplexe Themen und Probleme können mit vielen Menschen bearbeitet werden.

- Menschen können (durch die Teilnahme an einer Open Space?) für ein Thema gewonnen oder sensibilisiert werden.

- Für Lernprozesse, in die das Wissenspotenzial aller Teilnehmer/innen eingebracht werden soll (Denkgemeinschaft, ‚think tank’).

- Ideal für Zielgruppen, für die eine herkömmliche Konferenzstruktur nicht angemessen ist.

- Für Zielgruppen, die in der Regel nicht zu Wort kommen. Open Space kann beispielsweise mit Kindern auf einem Spielplatz durchgeführt werden, wo durch die gemeinsame Diskussion der Kinder Ideen gemeinsam produziert werden können, die durch eine einfache Befragung einzelner Kinder oder ihrer Lehrer, Eltern oder Erzieher keinen Raum zum Entstehen hätten.   

- Wenn der Zielgruppe ein Raum für Kreativität und Eigenständigkeit geboten werden soll.

- Wenn ein Thema breit angelegt ist, denn dann ist auch Raum für Innovationen und kreative Lösungen. Im umgekehrten Fall, d. h. wenn das Thema zu schmal ausfällt,  gilt ein ACHTUNG.

- Im Idealfall kann aus einer Open Space Veranstaltung eine Open Space Organisation werden, wo jenseits von Hierarchien selbstorganisierte Gruppen für sie wichtige Themen bearbeiten. Es können beispielsweise kontinuierliche Formen der Partizipation von Zielgruppen entstehen (Beiräte)

- Komplexe Themen können durch viele Menschen bearbeitet werden.

- Kann die Bildung von Ideen für Maßnahmen fördern und die Motivation steigern, für ihre Umsetzung zu sorgen.

- Das Verfahren ist besonders gut für die Entwicklung neuer Konzepte, Methoden und Verfahren geeignet.

- Der Einsatz des Open Space Verfahrens kann in Gruppen dazu führen, dass ein bislang ungefordertes kreatives Potential schöpferisch eingebracht werden kann.

- Vor allem in Zeiten von Veränderungen, kann Open Space nützlich sein, um Pfade der Neuorientierung zu skizzieren.

- Während der Teilnahme können neuartige Beziehungen und Kontakte zwischen den Teilnehmer/inne/n geknüpft werden.

- Open Space kann die Eigenständigkeit und Kooperationsfähigkeit der Teilnehmer/innen fördern.

- Im Idealfall bietet Open Space einen relativ ‚herrschaftsfreien Schutzraum’, in welchem Teilnehmer/innen Wünsche, Vorstellungen und kreative Ideen ohne Angst vor Ressentiments einbringen können.

Autor/inn/en: Block/Unger/Wright

Links und Literatur

Baumann, F. & Detlefsen, M. (2005). Open Space – oder: Kaffeepausen in der Stadt- und Regionalentwicklung. In RaumPlanung 123/2005, S. 249-253.

Chambers, R. (2005). Participatory Workshops. Open Space (pp. 125-126). London: Earthscan.

Drescher, U.M. (1998). Großformen der Moderation. In S. Bolender (Hrsg.) Managementtrainer. Frankfurt/M.: Campus-Verlag.

Owen, H. (1997). Open Space Technology. A User’s Guide (2. Auflage). San Francisco: Berett-Koehler Publishers, Inc.

Rauter, J. (1974). Siemens-Autoren-Team: Planung durch Kooperation, Kapitel Informationsmarkt, S. 261 ff.

Open Space aus der Wikipedia Enzyklopädie
http://de.wikipedia.org/wiki/Open_Space

Materialien zu einer Übertragung des Handbuchs von Owen von Michael M. Pannwitz
Was ist denn open space?
Hier sind auch anschauliche Praxisbeispiele zu finden
http://www.michaelmpannwitz.de/index.php?id=6

Weltweite Open Space Website
http://www.openspaceworld.org

Anschauliche Bildergalerie zu Open Space
http://www.zwnetz.de/galerie/schule